Procédures de prise en charge

L’application FIF PL Online est réservée aux organismes de formation et regroupe trois fonctionnalités principales, à savoir :

1. La gestion des appels à projets (se référer au point 2)
2. La publication des sessions de formation sur le catalogue Formation public du FIF PL (se référer au point 3)
3. La gestion des dossiers collectifs (se référer au point 8)

Un manuel d’utilisation détaillant ces trois fonctionnalités est à la disposition des organismes de formation en page d'accueil de l'application.

L’appel à projets permet à un organisme de formation de présenter ses programmes de formation annuel au FIF PL, afin que ces derniers puissent être étudiés par les Représentants de la profession concernée.

Ainsi, par le biais d’un appel à projets, l’organisme de formation peut être informé en amont, si les formations qu’il présente pour l’année N+1 sont susceptibles d’être prises en charge par le FIF PL.

Les appels à projets concernent à ce jour une partie des professions du FIF PL et sont ouverts pour des périodes déterminées en fonction de la profession concernée.

Ouverture de l’appel à projets

Pour une profession déterminée, le FIF PL informe par mail les organismes de formation, pour lesquels des formations ont déjà fait l’objet de prises en charge par le FIF PL, du lancement de l’appel à projets ainsi que de sa période d’ouverture.

Tout autre organisme de formation, souhaitant répondre à un appel à projets, est invité à effectuer les deux démarches suivantes :

1. Créer son compte sur le site du FIF PL, dans l’espace organisme de formation ici , ce qui lui permettra d’obtenir un identifiant et un mot de passe pour accéder à l’application FIF PL Online.
2. Se connecter à l’application FIF PL Online pour visualiser et répondre aux appels à projets ici .

A noter qu’un organisme de formation peut répondre aux appels à projets de plusieurs professions, et ce, dans la mesure où les formations qu’il dispense sont ouvertes à un public de professionnels libéraux exerçant des activités diverses.

Réponse à l’appel à projets

Dans le cadre de l’appel à projets, l’organisme de formation visualise pour chaque profession :

• le cahier des charges,
• la liste des thèmes de formation éligibles pour l’année N+1,
• les spécificités de la profession concernée.
• les critères FOAD

Il appartient à l’organisme de formation de s’assurer que les réponses qu’il soumet répondent aux critères de la profession concernée et sont complètes, et ce, afin de permettre aux Représentants de la profession de statuer.

A noter : que la formation se déroule sur un ou sur plusieurs exercices, la réponse à l’appel à projets doit porter sur la durée totale de la formation, et ce, quelle que soit la durée effective.

Les décisions des Représentants professionnels sont communiquées via la plateforme FIF PL Online au fur et à mesure de l’examen des programmes de formation présentés.

Pour toutes les formations validées par les représentants de la profession concernée, les organismes de formation sont invités à publier leurs sessions de formation dans le catalogue du FIF PL depuis leur espace FIF PL Online.
Un manuel d'utilisation est disponible dans l'espace organisme de formation, dans l'application FIF PL Online.
Les sessions publiées seront ainsi consultables pour les professionnels libéraux au sein du catalogue formations du FIF PL Catalogue.

Afin de permettre le règlement d’une prise en charge de formation par le FIF PL, l’organisme, dispensateur de la formation, est tenu de satisfaire à deux obligations réglementaires, à savoir :

• Disposer d’un numéro de déclaration d’activité de dispensateur de formation
• Etre certifié QUALIOPI

Ces deux obligations concernent, non seulement les organismes de formation, mais également tout formateur indépendant qui dispense des formations susceptibles d’être prises en charge par le FIF PL.

Concernant le numéro de déclaration d’activité :

Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion, ou au plus tard dans les trois mois de la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. (Art. L6351-1 du code du Travail).

Cette obligation permet d’identifier l’ensemble des prestataires de formations intervenant en France et de disposer d’informations sur leur activité. Cet enregistrement ne vaut pas un agrément de l’État, il permet seulement d’exercer sur le territoire et de figurer sur la liste publique des organismes de formation.

Il s’agit d’une démarche individuelle de l’organisme de formation à faire auprès de la DIRECCTE de la région où siège l’organisme de formation.

Toute information et document utile sont disponibles sur le site de la DIRECCTE à la rubrique "Formation professionnelle".

Concernant la certification QUALIOPI :

Depuis le 1^er janvier 2022, les organismes de formation doivent être certifiés QUALIOPI pour que leurs formations soient susceptibles d'être prise en charge par le FIF PL.

A noter que, dans le cas où l'organisme de formation concerné ne serait pas encore certifié QUALIOPI au moment de la demande de prise en charge, le FIF PL pourrait donner un accord de prise en charge si la formation répond aux critères de la profession concernée.

Toutefois, le règlement du montant de prise en charge éventuellement accordé sera conditionné, entre autres, à la certification QUALIOPI effective de l'organisme de formation.

Chaque profession dépendant du FIF PL possède ses propres critères de prise en charge, critères déterminés annuellement par les Représentants Professionnels de chaque profession.

Ces Représentants Professionnels définissent pour la (les) profession(s) qu’ils représentent une liste de thèmes de formation susceptibles de faire l’objet d’une prise en charge par le FIF PL, ainsi que des modalités financières de prise en charge.

Les critères de prise en charge, disponibles sur le site du FIF PL ici, sont applicables du
1er janvier au 31 décembre de chaque année, et peuvent, au regard des priorités du FIF PL et de chaque profession, être modifiés d’une année à l’autre.

• Sont éligibles les formations d’une durée minimale de 6h00, soit une journée, soit par 3 modules successifs de 2h00 ou par 2 modules successifs de 3h00.
• Sont également éligibles les formations d’une durée minimale de 3h00 correspondant à une prise en charge d’une demi-journée.

Qui fait la demande de prise charge individuelle ?

La demande de prise en charge individuelle est initiée par le professionnel libéral qui suit la formation ; ce dernier saisit personnellement sa demande de prise en charge sur le site du FIF PL dans l’espace dédié, et ce, avec des codes d’accès qui lui sont propres. 

Remarque : la demande de prise en charge doit être saisie par le professionnel pour toute la durée de la formation, que cette formation se déroule sur un ou sur plusieurs exercices, et ce, quelle que soit la durée effective.

Justificatifs à fournir par l’organisme de formation au professionnel libéral 

Dans le cadre de ce dispositif de demande de prise en charge individuelle, l’organisme de formation est tenu de fournir au professionnel libéral :

Avant la formation (au moment de l’inscription du professionnel libéral à la formation) :

• le devis de la formation ou convention de stage (ou la facture de la formation)
• le programme de la formation

Pour être recevable, le programme, à l’en-tête de l’organisme de formation, doit comporter :

• l’intitulé, date(s), durée et lieu de la formation,
• les objectifs pédagogiques de la formation,
• les pré requis,
• le public visé,
• le contenu détaillé de la formation par journée,
• le nom des intervenants et leurs qualifications,
• les moyens pédagogiques et d’accompagnement,
• le type d’évaluations pratiqué,

A la fin de la formation :

• le justificatif de participation effective du professionnel libéral à la formation
• le justificatif du règlement de la formation par la professionnel libéral

A cet effet, le FIF PL met à disposition un formulaire unique au format Pdf, intitulé "Attestation de présence et de règlement" à utiliser impérativement et disponible ici.

Ce formulaire, adapté à tout mode de formation suivie, à savoir présentiel, e-learning ou blended learning, doit être complété, daté et signé par l’organisme de formation, après le dernier jour de formation, et le cachet dudit organisme doit y être apposé.

Suivant le mode de formation suivie par le professionnel, l’organisme de formation complète :

• la partie 1 pour une formation s’étant déroulée en totalité en présentiel (ou en visioconférence ou classe virtuelle)
• la partie 2 pour une formation s’étant déroulée en totalité en e-learning
• les parties 1 et 2 pour une formation s’étant déroulée à la fois en présentiel et en e-learning (blended learning).

Le professionnel doit ensuite déposer son "Attestation de présence et de règlement", au format PDF, depuis son espace adhérent. Il sélectionne le dossier concerné puis dépose son justificatif dans l'onglet "Documents déposés".

Règlement par le FIF PL dans le cadre d’une demande individuelle

Dans le cadre d’une demande de prise en charge individuelle, seul le professionnel libéral peut être destinataire du montant de prise en charge accordé par le FIF PL, et ce, par le biais d’un virement.

Qui fait la demande de prise en charge collective ?

La demande de prise en charge collective est initiée par l’organisme de formation auprès du FIF PL, qui procède à une demande de convention de financement par le biais de la plateforme FIF PL Online ici.

Cette demande de convention de financement se fait au profit d’un groupe de professionnel libéraux exerçant la même activité, et ce, pour une action de formation répondant à un programme de formation précis (thème, date, lieu).

Procédure de conventionnement

Les demandes de conventionnement sont effectuées par chaque organisme de formation sur la plateforme FIF PL Online, dans l’application "Dossiers collectifs", et ce, avant chaque formation.

Un manuel d’utilisation est à la disposition des organismes de formation en page d'accueil de la plateforme FIF PL Online.

Le programme de la formation, objet de la demande de convention de conventionnement, doit être impérativement fourni par l’organisme de formation au moment de la demande (programme répondant aux critères décrits au point VII – Demande de prise en charge individuelle).

Pour chaque demande accordée, la convention de financement, générée par le FIF PL, est signée par les deux partie (FIF PL et organisme de formation) de manière électronique.

La convention de financement est stockée et consultable dans chaque dossier concerné, sur la plateforme FIF PL Online, partie "Dossiers collectifs".

Justificatifs à fournir par l’organisme de formation au FIF PL à la fin de la formation

Les justificatifs de fin de formation sont gérés uniquement par le biais de la plateforme FIF PL Online, suivant le processus décrit dans le manuel d’utilisation disponible dans la partie "Dossiers collectifs".

Dans le cadre de ce dispositif de demande de prise en charge collective, l’organisme de formation est tenu de fournir au FIF PL, au plus tard dans les 15 jours suivant la date de fin de formation :

• les feuilles d’émargement, à l’en-tête de l’organisme de formation, signées par chacun des stagiaires, pour toute la durée de la formation concernée par la convention (matin et après-midi).
  Ces feuilles d’émargement doivent impérativement comporter les nom et prénom du stagiaire, son adresse mail et sa date de naissance sur 8 chiffres.
  Toutefois, ces deux derniers éléments, à savoir l’adresse mail et la date de naissance sur 8 chiffres, peuvent être précisés sur un fichier au format ".csv" (se référer au manuel d’utilisation) énumérant les stagiaires présents à la session de formation concernée par la convention, et ce par ordre alphabétique.
• Le justificatif URSSAF de chaque professionnel libéral relatif à la cotisation au Fonds d’Assurance Formation des non-salariés (FAF) pour l’année en cours (cf rubrique professionnels libéraux point I "Etes-vous éligibles à une prise en charge de formation par le FIF PL ?")

Il est à préciser que le FIF PL a obtenu un accès au portail ACOSS lui permettant de contrôler le versement de la contribution à la formation professionnelle des professionnels libéraux et indépendants.

Toutefois, de nombreux professionnels, ayant bien une activité libérale, restent absents de ce portail.
C’est pourquoi, dans le cas où l’organisme de formation concerné par la présente convention ne fournit pas au FIF PL l’attestation de versement CFP de ses stagiaires, celui-ci est informé que seuls les stagiaires présents dans le portail ACOSS pourront être pris en charge par le FIF PL.

• La facture, à l’ordre du FIF PL, sur papier en-tête de l’organisme de formation, comportant l’intitulé et les dates de formation, ainsi que le nombre de stagiaires pouvant être pris en charge et le coût par stagiaire.

Règlement par le FIF PL dans le cadre d’une demande collective

Le règlement du FIF PL se fait directement à l’organisme de formation ; le montant de ce règlement est calculé au prorata des stagiaires présents à la formation, pour lesquels le justificatif URSSAF aura été fourni par l’organisme de formation, et dans la limite du budget annuel disponible de chaque professionnel, selon les critères de la profession concernée ici.

" Sont admises au titre des publicités, dès lors qu’elles ne sont pas trompeuses, les mentions relatives aux voies d’accès possibles aux prestations proposées par l’organisme de formation (alternance, plan de développement des compétences, CPF, …) et les financeurs possibles (opérateurs de compétences, Pôle emploi, …)" (circ. DGEFP n°2011-26 du 15.11.11)

A ce titre, le FIF PL peut accepter qu’un organisme de formation indique la mention « formation susceptible d’être prise en charge par le FIF PL », et ce, dans la mesure où la formation a été validée dans le cadre d’un appel à projets.

Le FIF PL n’autorise pas l’utilisation de son logo.